公山镇便民服务中心档案管理制度

一、档案工作岗位责任制

（一）分管档案工作的领导职责

1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对镇便民服务中心档案工作的领导，将档案工作纳入乡镇的整体发展计划，列入乡镇议事日程，督促分管部门按上级档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作协调发展。

（二）镇便民服务中心档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《四川省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对政府机关办、所、中心的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责管理各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

4、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

5、按规定向镇档案室移交档案。

二、文件、材料收集归档制度

（一）收集归档范围

镇便民服务中心在工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本镇关系很密切的文件材料（包括公文、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表等）都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员归档。

1、本级文件

（1）各种工作会议记录、会议纪要。

（2）工作计划、方案、总结、简报、通报、通知。

（3）各种综合调查、检查、考察等报告。

（4）向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的通知。

（5）各项决定、制度、守则、要求。

（6）各种报表、名册、登记表、凭证。

（7）反映本镇重要活动的照片。

（8）本镇制发的奖状、奖证。

2、上级文件材料

（1）上级有关本镇工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

（2）各级领导同志视察本镇时的指示、讲话、照片。

（3）上级发给本镇的奖状、奖章、奖品。

（4）上级报刊刊载有关本镇情况的文章。

3、同级文件材料

（1）有关单位与本镇联合召开会议，共同进行工作的文件材料。

（2）有关单位与本镇签订的合同、合约、协议。

（3）有关单位与本镇涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

（4）有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

（二）归档时间和方法

1、一项工作已完成时（包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等），将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交档案室归档。

2、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由档案员归档。

3、年度工作总结、各种年报、干部名册，应于翌年二月底前交档案室归档。

4、每年的三月底前进行一次全面、彻底的归档，把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交档案室归档。

（三）归档要求

1、应归档的文件、材料应收集全齐。

2、正文与底稿（签发稿）主件或附件、请示与批复一起归档。

3、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

4、归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

5、归档的照片要一一写上文字说明。

6、凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后排列好。

三、档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本镇政府机关各部门借阅档案，必须按照制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本镇档案，需持单位介绍信并经乡镇签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、涉密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经乡镇批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、重要的照片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

四、档案保密管理制度

（一）档案是国家的宝贵财富，各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

（二）借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

（三）发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

（四）不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

（五）不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

（六）单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

五、档案库房管理制度

（一）档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

（二）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

（三）坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

（四）加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件：引用先进科学技术，实行科学管理。

（五）库房要保持温度在摄氏14-24C，相对湿度在45-60％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

（六）库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

（七）接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。

六、档案销毁制度

（一）档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

（二）档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

（三）经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

（四）档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

（五）批准销毁的档案，应及时焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。

（六）档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。